Oleh: Elyus Lanin
Konsultan Manajemen
Jika berbicara tentang arsip, kita membayangkan bertumpuk-tumpuk kertas dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi. Memang, dokumen yang sudah tidak digunakan untuk operasional perusahaan seringkali dipindah ke sebuah fasilitas penyimpanan yang aman yang hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu saja. Sementara itu, dokumen-dokumen yang masih sering digunakan disimpan dalam “filing cabinet” di sebuah ruang kantor yang mudah diakses.
Namun, seiring perkembangan jaman, arsip kini tidak selalu berbentuk tumpukan dokumen-dokumen yang menggunung.Media komputer dapat menyimpan dokumen dalam jumlah yang sangat besar dan bisa dicari (search) dengan cara yang mudah. Dengan kemudahan ini, dokumen-dokumen lama pun masih bisa digunakan untuk operasional perusahaan. Misalnya: seorang manajer pemasaran bisa mempelajari tren penjualan sebuah produk dengan cara mencari informasi itu lewat komputer tanpa perlu memilah-milah tumpukan dokumen.
Sejarawan mungkin tertarik dengan data apa yang terjadi pada tanggal dan waktu tertentu. Sistem sederhana untuk membuat katalog dan index dokumen mungkin dulu dirasa sudah lebih dari cukup.
Namun, kini kita membutuhkan lebih daripada katalog dan index dokumen. Banyak orang yang membutuhkan juga isi dari dokumen yang ada dalam arsip dalam waktu yang singkat. Di sinilah kemampuan sebuah sistem untuk melakukan “search” amat dibutuhkan. Data tentang hal apa saja yang dicari juga menjadi nilai tambah yang sebaiknya ada dalam sebuah sistem pengarsipan elektronis.
Untuk memenuhi tuntutan ini, bagian Teknologi Informasi harus membangun sistem pengarsipan dokumen dengan cara berinteraksi secara langsung dengan pengguna sistem itu. Masalah-masalah teknis harus bisa diberi jalan keluar oleh staf TI sehingga sistem pengarsipan itu bisa berjalan dengan sempurna.
Saat ini SCM (Supply Chain Management) dan CRM (Customer Relationship Management) memungkinkan dokumen-dokumen tertentu bisa diakses oleh para pengguna yang berada di luar perusahaan. Dalam konteks seperti ini, sejak awal harus ditentukan siapa saja orang yang bisa mengakses dokumen tertentu dan dokumen apa saja yang bisa diakses dari luar perusahaan. Kata sandi (password) menjadi hal yang sangat penting yang harus bisa dikelola oleh sistem ini.
Teknologi berjalan sangat cepat. Sistem pengarsipan dokumen ini bisa dibangun dalam bentuk modul-modul yang kecil sehingga di masa yang akan datang bisa dimodifikasi dengan mudah. Kemudahan upgrade ke sistem yang lebih baru merupakan suatu keharusan sehingga sistem selalu terjaga kecanggihannya dan aman dari gangguan yang mungkin terjadi.
http://www.tempokomunitas.com/?p=87
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
http://outoforder03.blogspot.com/