Cara penerapan Performance Management
Posted by admin on January 19, 2011, filed in: Management
Oleh: Ir. Hembang Simanjuntak, M.Psi.T
Pekan lalu kita sudah membahas tentang rencana strategis suatu perusahaan akan dapat dipenuhi dengan memperkuat dan mengintegrasikan seluruh rencana strategis sumber daya yang diperlukan perusahaan termasuk antara lain pada aspek infrastruktur, proses, dan manusia. Dengan demikian menjadi tuntutan pula bagi Direktorat SDM selaku pengelola sumber daya manusia untuk mempersiapkan Rencana Strategis SDM (HR Strategic Plan) berdasarkan Strategic Business Plan perusahaan yang ada. HR Strategic Plan merupakan pedoman dalam pengembangan kompetensi dan peningkatan kinerja karyawan yang dituangkan dalam suatu formulasi strategi yang komprehensif.
Kini kita akan membahas tentang implementasi performance management. Penerapan ini mensyaratkan struktur organisasi yang jelas dan terstruktur dengan baik yakni berbasis strategy Analyze dan job analysis harus baik.
Implementasi performance management terbagi 3 proses, yaitu: Cara menginput fungsi dan aktivitas berdasarkan yang pada area’s responsibility dengan ketentuan tercantum. Pengisian area’s responsibility secara umum dibatasi maksimal 4 dengan tujuan semakin sedikit menunjukan kejelasan kondisi tanggung jawab. Kemudian dilakukan measuring kriteria dari aspek Cost, Time, Quality, Quantity dan Human reaction. Adanya kesetaraan antara aktivitas yang diisi dengan level Position sebagai structural atau fungsional. Diharapkan keluaran dari menginput fungsi dan aktivitas tersebut dapat disesuaikan dengan Goal setting dan KPI organisasi.
Kedua, monitoring dan evaluasi pelaksanaan fungsi dan aktivitas yang berdasarkan pada fungsi dan akitivitas telah dilakukan berdasarkan Kompetensi yang dimiliki (KSA, kompetensi yang dimiliki berdasarkan Hay-Point terdiri dari Know-How (Knowledge), responsibility dan Accountability. Dalam monitoring pelaksanaan terdapat format untuk mengevaluasi by system position berdasarkan kompetensi yang dimiliki seperti format compensable factor. Dari monitoring tersebut akan diperoleh Point Evaluation. Metode ini paling banyak digunakan karena dianggap cukup obyektif, praktis dan hasil penilaiannya adil. Diharapkan keluaran dari melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan atau sering disebut point evaluation setiap aktivitas dan fungsinya.
Ketiga, apabila proses kedua dijalankan dengan benar dan objektif, maka system point evaluation setiap jabatan diberi poin yang besarnya dihitung berdasarkan faktor yang bisa dikompensasikan dengan uang (compensable factor) yang dimiliki oleh jabatan tersebut berdasarkan criteria penilaian.
Dari langkah dan tahap di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penerapan performance management adalah menyiapkan pegawai menjadi pool of talent yang memiliki fungsi dengan menghire dan mendevelopt secara objective yang memiliki prinsip kesetaraan antara pemikiran dan tindakan.
Empat Elemen Utama SOP
Posted by admin on March 2, 2011, filed in: Management
Oleh: Eko Supriyatno, MTB
Master Terapi Bisnis
Standard Operating Procedure (SOP) rupanya sedang menjadi primadona bagi banyak organisasi. Tak peduli apakah organisasi itu Badan Umum Milik Swasta (BUMS), Badan Umum Milik Negara (BUMN), Lembaga Pemerintah atau kementrian, lembaga pendidikan, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan lainnya.
Faktanya, setelah tiga tahun saya memandu workshop SOP dan menangani banyak klien perusahaan ternyata masih banyak sekali organisasi yang belum benar-benar memahami apa itu SOP, dimana sebenarnya kedudukan SOP, apa relasi SOP dengan ISO, apa kaitannya proses bisnis dan struktur organisasi dengan SOP, bagaimana menurunkan SOP melalui proses bisnis, elemen SOP dan terakhir bagaimana menyusun SOP dengan benar.
Saya mempunyai beberapa klien dari berbagai organisasi seperti tersebut di atas. Sebut saja sebuah perusahaan swasta yang ada di Jawa Barat. Saya melihat ada alur proses (flowchart) terpampang di pabrik perusahaan tersebut. Judulnya jelas terlihat, yakni SOP. Padahal yang dimaksud SOP tidak sekadar flowchart. Ini jelas sebuah kekeliruan cara pandang. Flowchart hanya salah satu unsur dari SOP. Belum lagi masih ba banyak yang mengangap SOP adalah sesuatu yang remeh temeh.
Melalui artikel ini saya akan mengurai secara mendetil satu persatu secara gamblang. Tujuannya agar pembaca mudah memahaminya dan mudah untuk membuatnya.
Definisi yang pertama menyebutkan bahwa SOP menerangkan suatu tahapan atau proses kerja, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan dalam proses tersebut dan ukuran keberhasilan apa yang digunakan dalam tahapan atau proses tersebut. Jika kita dalami, maka berkaca dari batasan di atas terlihat ada empat elemen dalam SOP, yaitu Pertama, dalam SOP terkandung proses atau tahapan-tahapan kerja. Ini berarti bahwa secara sistematis SOP mengandung urutan dari awal pekerjaan dimulai hingga akhir.
Kedua, SOP mensyaratkan adanya siapa yang bertanggung jawab. Ini mengindikasikan bahwa tahapan pekerjaan ada yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Sehingga bila terjadi kesalahan baik menyangkut prosedur atau dokumen yang digunakan, maka pertanggungjawaban atas proses kerja dimaksud menjadi jelas. Jelas disini tidak bisa lagi saling menyalahkan satu sama lain.
Ketiga, tentang dokumen-dokumen yang digunakan. Soal dokumen ini cukup menarik perhatian saya, sebab masih banyak organisasi yang tidak memahami pentingnya dokumen sebagai salah satu unsur SOP. Misalnya perusahaan menggunakan dokumen surat masuk dan surat keluar. Ternyata dalam SOP tidak dicantumkan. Ada pula yang memasukkannya, namun dalam praktiknya bukan dokumen yang dimaksud. Antara satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu perusahaan seringkali menggunakan dokumen yang berbeda untuk satu dokumen yang sama.
