Empat Object Penting SOP
Posted by admin on March 9, 2011, filed in: Management
Oleh: Eko Supriyatno, MTB
Master Terapi Bisnis
Pada pekan lalu saya sudah membahas definisi yang menyebutkan bahwa SOP (Standard Operating Procedures) menerangkan suatu tahapan atau proses kerja, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan dalam proses tersebut dan ukuran keberhasilan apa yang digunakan dalam tahapan atau proses tersebut.
Kini saya akan memaparkan definisi kedua tentang SOP yang dikutip dari International Conference on Harmonisation (ICH) menyatakan bahwa SOP adalah “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”. Jika kita bedah dari batasan tersebut, maka terdapat beberapa objek penting yakni instruksi kerja (written instruction), keseragaman (uniformity), kinerja (performance) dan fungsi kerja (specific function).
Unsur-unsur definisi kedua, yaitu pertama, work instruction (WI) secara garis besar adalah uraian pekerjaan (job description) seseorang. Namun jika ingin diperjelas lagi, maka WI menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. Misal, langkah-langkah pengemasan produk, langkah-langkah perbaikan mesin, langkah-langkah rekrutmen dan lain-lain. Oleh karena itu dalam SOP WI dapat dikategorikan sebagai petunjuk operasional. WI penekanannya adalah pada kata ‘bagaimana melakukannya’ (how to do).
Dalam WI atau instruksi kerja tolok ukur diperlukan, sebab bila ketiadaan Instruksi Kerja dapat berakibat merugikan mutu semua orang yang terlibat dalam sebuah SOP akan melakukan dengan cara yang sama. Ini berakibat pada kesamaan tindakan untuk melakukan proses pekerjaan. Kalau kita cermati mengapa banyak organisasi seringkali kesulitan ketika seseorang yang berkompeten pada pekerjaan tertentu keluar atau pindah kerja. Jawabanya adalah karena knowledge management-nya tidak stay dalam perusahaan. Lalu kenapa tidak tinggal? Karena prosesnya tidak ada keseragaman (uniformity) alias mengandalkan pada person. Itulah elemen kedua: uniformity atau keseragaman.
Ketiga, Performance. Formula performance adalah kompetensi ditambah dengan sistem (P= K+S). Kompetensi dapat diurai menjadi dua bagain yaitu hard competency dan soft competency. Hard Competency terdiri dari Knowledge dan Skill. Soft Competency terdiri dari Self Concept, Value, Motive, dan Character.
Sementara itu System adalah satu kesatuan utuh dalam sauatu organisasi yang biasanya tercermin dalam struktur organisasi perusahaan. Untuk menunjang keberhasilan kedua elemen utama tersebut tidak dapat dipisahkan. Artinya keberhasilan kinerja pasti gabungan dari keduanya. Sehingga menafikan salah satunya akan membuat kinerja tidaklah optimal. Yang penting disini adalah pimpinan perusahaan atau organisasi harus mengetahui manakah yang paling besar kontribusinya pada kinerja. Apakah lebih dominan pada elemen kompetensi ataukan sistem. Untuk hal ini perusahaan harus mendiagnosa secara mendetil dengan menggunakan beberapa alat seperti kuesioner, wawancara dan observasi.Keempat adalah specific function. Kata tersebut merujuk pada struktur organisasi, yang berarti bahwa SOP yang dibangun harus melihat struktur organisasi perusahan itu sendiri. Dengan kata lain SOP tidak dapat dibuat dengan cara copy paste dari perusahaan lain. Mengapa demikian? Karena masing-masing perusahaan punya struktur organisiasi yang berbeda
