Menciptakan Sistmen Pengarsipan yang Efisien

Oleh: Elyus Lanin
Konsultan Manajemen

Rasanya sudah menjadi sebuah kelaziman jika kita melihat sebuah kantor yang dipenuhi dengan kertas-kertas di atas meja karyawannya. Belum lagi dokumen-dokumen lainnya yang bertumpuk-tumpuk di sudut-sudut ruangan. Beberapa orang karyawan mengatakan bahwa kertas-kertas yang berantakan ini sudah sering dirapikan. Namun, beberapa saat kemudian ruangan kembali “amburadul” dengan kertas, buku, surat kabar dan segala macam dokumen.

Itulah contoh sebuah kantor yang membutuhkan sistem pengarsipan dokumen. Dokumen tagihan, kuitansi, formulir, surat-surat, dan semua macam dokumen harus diarsipkan supaya teratur.

Sama seperti data komputer, kita membutuhkan informasi yang diarsip dengan efisien supaya mudah dicari dan ditemukan kembali. Tentu kita tidak menginginkan dokumen penting dan vital ternyata hilang di tengah rimba arsip dan membuat kepala pening mencarinya.

Penyimpanan arsip yang efisien dan tepat akan membuat proses kerja lebih lancer. Mencari dokumen, mendapatkan surat penting, menemukan kuitansi vital akan sangat mudah jika semua dokumen itu telah diarsipkan. Pengarsipan bias dilakukan berdasarkan penting tidaknya dokumen, mengkategorikannya dalam sistem arsip yang akan membantu mengorganisasikan kantor atau bahkan rumah Anda.

Ingatlah bahwa pengarsipan merupakan bagian penting dari semua bisnis. Namun, kadang kita kesulitan mendedikasikan waktu khusus untuk mengorganisasikan arsip-arsip itu. Jika memang demikian keadaannya, Anda bisa mencari bantuan dari tenaga professional yang menawarkan solusi penyimpanan arsip. Mereka bisa diminta untuk memilah arsip-arsip yang ada di kantor Anda. Kadang Anda tidak menyadari bertapa pentingnya jasa yang mereka tawarkan untuk kelancaran bisnis Anda. Namun, ketika Anda melihat bahwa jasa ini bisa membantu Anda mengelola dokumen demi kelancaran bisnis, Anda akan bisa menikmati hidup yang lebih nyaman tanpa dipusingkan dengan masalah dokumen-dokumen.

Hal seperti ini bisa pula diterapkan di rumah. Kadang kita tidak begitu peduli dengan foto-foto masa lalu, majalah dan surat kabar yang berceceran, kartu ucapan dari rekan bisnis, surat dari keluarga, tagihan listrik/air minum/telepon/kartu kredit/tv kabel dan lain-lain. Seringkali kita langsung memasukkannya ke dalam tong sampah tatkala merasa semua itu tidak diperlukan saat itu. Namun, ketika suatu saat terjadi masalah, misalnya terjadinya pendebetan ganda terhadap rekening bank, saat itulah kita kalang kabut mencari dokumen yang mungkin sudah hilang.

Kini saatnya kita peduli dengan sistem pengarsipan di kantor dan juga di rumah. Pengarsipan di rumah, misalnya, akan membantu menyimpan kenangan keluarga di masa lalu; mengamankan dokumen-dokumen keluarga yang penting seperti ijazah, sertifikat tanah, sertifikat perkawinan, buku tabungan, dan lain-lain. Jika sudah diarsipkan dengan baik, maka tidak akan ada lagi kebingungan mencari dokumen penting di saat genting. Cukup lihat catatan pengarsipan dan temukan dokumennya dengan segera. Ini benar-benar akan memudahkan hidup Anda.

Di luar sana ada begitu banyak jasa sistem pengarsipan yang profesional. Untuk mendapatkan hasil yang terbaik, cobalah meminta masing-masing vendor untuk melakukan presentasi dan telitilah keuntungan yang bisa Anda dapatkan. Bandingkan dengan vendor-vendor yang lainnya. Jangan semata-mata masalah biaya yang menjadi pertimbangan utama.

Jalankanlah bisnis dengan sistem pengarsipan yang efisien dan terorganisir. Semoga bisnis Anda berkembang dengan lebih sempurna karena sistem pengarsipan yang teratur. (*)

http://www.tempokomunitas.com/?p=93